Bordsplacering i Excel
Bordsplacering i Excel gör du med en gästlista där varje gäst får ett bord och en plats, och en flik som räknar hur många som sitter vid varje bord. Ladda ner vår gratis mall, så är allt det redan på plats: kolumnerna, listorna, formlerna och en bordskarta att skriva ut.
Bordsplacering mall i Excel
Gästlista, bord, bordskarta och specialkost per bord.
Öppnas i Excel, Google Sheets, Numbers och LibreOffice.
Så gör du, steg för steg
- Öppna mallen och gå till fliken Bord. Skriv in borden som de ser ut i lokalen: namn, runt bord eller långbord, och antal platser.
- Gå till fliken Gäster och skriv över exempelraderna med dina gäster, en per rad. Har du gästlistan i en annan fil kan du klistra in förnamn och efternamn direkt.
- Fyll i det du vet om gästerna: dam eller herre om du vill hålla varannan dam, partner om du vill dela på paren, och specialkost.
- Skriv bord och plats för varje gäst. Fliken Bord visar direkt hur många som sitter vid varje bord och varnar när det blir överfullt.
- Skriv ut Bordskarta och Specialkost. Sortera gästlistan på efternamn för en lista till entrén.
Kolumnerna i fliken Gäster
Rubrikerna på rad 1 är exakt de här, i kolumn A till Q. Fliken har 300 färdiga rader med listor där det passar. Bara Förnamn behövs, allt annat är valfritt och används bara om du vill. Kolumnerna markerade som dolda behöver du aldrig röra.
| Kol | Rubrik | Vad du skriver | Exempel | Används till |
|---|---|---|---|---|
| A | Förnamn | Text | Inger | Namn |
| B | Efternamn | Text | Berg | Namn, sortering |
| C | Dam/Herre | Lista: Dam, Herre | Dam | Varannan dam. Valfritt |
| D | Sällskap | Text | Berg | Hålla ihop hushåll. Samma värde betyder att de kommer tillsammans |
| E | Partner | Namnet på en annan gäst | Erik Berg | Dela på par. Kan inte härledas ur Sällskap, eftersom en familj på fyra inte säger vem som är par |
| F | Grupp | Lista: Familj, Vänner, Jobbet, Grannar (egen text går också) | Mammas sida | Blanda eller samla grupper |
| G | Roll | Lista: Värd, Värdinna, Hedersgäst, Brud, Brudgum, Toastmaster | Hedersgäst | Klassiska regler, honnörsbord |
| H | Specialkost | Lista: Vegetarisk, Vegansk, Glutenfri, Laktosfri, Nötallergi, Skaldjursallergi, Annat (egen text går också) | Glutenfri | Ikon, kökslista |
| I | Barn | Lista: Ja | Barnbord | |
| J | Vill sitta nära | Namn på andra gäster, med komma mellan | Lena Ek | Önskemål ('nara') |
| K | Inte bredvid | Namn på andra gäster, med komma mellan | Kalle Lund | Önskemål ('isar') |
| L | Bord | Lista med borden i fliken Bord | 2 | Fylls i av dig eller av verktyget |
| M | Plats | Heltal från 1 | 4 | Fylls i av dig eller av verktyget |
| N | Kommentar | Text | Rullstol, nära utgång | Popover. AI-indata senare |
| O | Nyckeldold | Formel, fylls i av sig själv | Bordskartan | |
| P | Kontroll | Formel, fylls i av sig själv | Felkontroll (röd villkorsstyrd formatering) | |
| Q | IDdold | Text | g_7f3a | Re-import matchar på ID först och namn sedan. Tom i mallen, skrivs av verktyget |
Kolumnerna i fliken Bord
Du skriver i de fyra första kolumnerna. Resten räknas ut ur gästlistan. Det finns rader för upp till 30 bord.
| Kol | Rubrik | Innehåll |
|---|---|---|
| A | Bord nr | Heltal från 1 |
| B | Namn | Text |
| C | Form | Lista: Runt, Långbord |
| D | Platser | Heltal 1–12 |
| E | Placerade | =OM($A2="";"";ANTAL.OM('Gäster'!$L$2:$L$301;A2)) |
| F | Lediga | =OM($A2="";"";D2-E2) |
| G | Status | =OM($A2="";"";OM(F2<0;"Överfullt";OM(F2=0;"Fullt";""))) |
| H | Damer | =OM($A2="";"";ANTAL.OMF('Gäster'!$L$2:$L$301;A2;'Gäster'!$C$2:$C$301;"Dam")) |
| I | Herrar | =OM($A2="";"";ANTAL.OMF('Gäster'!$L$2:$L$301;A2;'Gäster'!$C$2:$C$301;"Herre")) |
Formlerna förklarade
Mallen använder bara vanliga funktioner som finns i alla versioner av Excel och i Google Sheets, Numbers och LibreOffice: OM, OCH, ANTAL.OM, ANTAL.OMF, ANTALV, OMFEL, INDEX och PASSA. Inga makron. Formlerna nedan visas som i svensk Excel, med de engelska namnen under.
Nyckel: bord och plats i en cell
Den dolda kolumnen Nyckel sätter ihop bord och plats, till exempel 2-4 för bord 2, plats 4. Saknas något av dem blir cellen tom.
=OM(OCH(L2<>"";M2<>"");L2&"-"&M2;"")Med engelska språkinställningar: =IF(AND(L2<>"",M2<>""),L2&"-"&M2,"")
Kontroll: två gäster på samma plats
Kontroll räknar hur många gäster som har samma nyckel. Är det fler än en står det "Två gäster på samma plats!" i rött på båda raderna.
=OM(OCH(O2<>"";ANTAL.OM($O$2:$O$301;O2)>1);"Två gäster på samma plats!";"")Med engelska språkinställningar: =IF(AND(O2<>"",COUNTIF($O$2:$O$301,O2)>1),"Två gäster på samma plats!","")
Placerade, lediga och överfullt
I fliken Bord räknar Placerade hur många gäster som har just det bordets nummer. Lediga är platserna minus de placerade, och Status säger till när bordet är fullt eller överfullt.
=OM($A2="";"";ANTAL.OM('Gäster'!$L$2:$L$301;A2))Med engelska språkinställningar: =IF($A2="","",COUNTIF('Gäster'!$L$2:$L$301,A2))
=OM($A2="";"";OM(F2<0;"Överfullt";OM(F2=0;"Fullt";"")))Med engelska språkinställningar: =IF($A2="","",IF(F2<0,"Överfullt",IF(F2=0,"Fullt","")))
Damer och herrar per bord
För varannan dam behöver varje bord lika många damer som herrar, eller nästan. Damer räknar gäster med rätt bord och Dam i kolumnen Dam/Herre. Herrar räknas likadant.
=OM($A2="";"";ANTAL.OMF('Gäster'!$L$2:$L$301;A2;'Gäster'!$C$2:$C$301;"Dam"))Med engelska språkinställningar: =IF($A2="","",COUNTIFS('Gäster'!$L$2:$L$301,A2,'Gäster'!$C$2:$C$301,"Dam"))
Oplacerade gäster
Under borden står hur många gäster som ännu inte har något bord: alla med ett förnamn, minus de som har ett bord ifyllt.
=ANTAL.OMF('Gäster'!$L$2:$L$301;"";'Gäster'!$A$2:$A$301;"<>")+ANTAL.OMF('Gäster'!$L$2:$L$301;"";'Gäster'!$A$2:$A$301;"";'Gäster'!$B$2:$B$301;"<>")Med engelska språkinställningar: =COUNTIFS('Gäster'!$L$2:$L$301,"",'Gäster'!$A$2:$A$301,"<>")+COUNTIFS('Gäster'!$L$2:$L$301,"",'Gäster'!$A$2:$A$301,"",'Gäster'!$B$2:$B$301,"<>")
Bordskartan
Varje ruta i Bordskarta letar upp den gäst vars nyckel är just det bordet och den platsen, och skriver förnamn och efternamn. Finns ingen blir rutan tom. Så här ser rutan för bord 2, plats 4 ut:
=OMFEL(INDEX('Gäster'!$A$2:$A$301;PASSA("2-4";'Gäster'!$O$2:$O$301;0))&" "&INDEX('Gäster'!$B$2:$B$301;PASSA("2-4";'Gäster'!$O$2:$O$301;0));"")Med engelska språkinställningar: =IFERROR(INDEX('Gäster'!$A$2:$A$301,MATCH("2-4",'Gäster'!$O$2:$O$301,0))&" "&INDEX('Gäster'!$B$2:$B$301,MATCH("2-4",'Gäster'!$O$2:$O$301,0)),"")
Det Excel inte klarar
Excel är bra på listor och att räkna, men det vet inte hur ett bord ser ut. Det är bra att veta innan du börjar:
- Excel vet inte vem som sitter bredvid vem. Plats 3 och plats 4 är bara två siffror, så ingen formel kan säga till när ett par hamnar bredvid varandra eller när två damer sitter i rad.
- Bordskartan är en lista, inte en ritning. Den har fasta rutor för bord 1–10 och plats 1–12. Fler bord eller större bord syns inte där.
- Att flytta en gäst betyder att skriva om siffror, och att byta plats på två betyder att skriva om fyra.
- Önskemålen i Vill sitta nära och Inte bredvid är bara text för dig. Excel kontrollerar dem inte.
Det är där verktyget för bordsplacering kommer in. Det läser den här filen, ritar borden med stolarna, fyller dem efter reglerna du väljer och skriver tillbaka bord och plats till samma kolumner. Det är inte klart än, men allt du skriver i mallen nu går att ta med dit.
Vanliga frågor
Varför står formlerna på engelska när jag öppnar filen?
Formlerna sparas med engelska funktionsnamn, som filformatet kräver. Svensk Excel visar dem på svenska av sig själv, med semikolon mellan argumenten. Google Sheets visar alltid de engelska namnen. Formeln är densamma, och resultatet blir detsamma.
Varför står det "Två gäster på samma plats!"?
Två rader har samma bord och samma plats. Kontrollen i kolumnen Kontroll jämför alla gästers bord och plats och säger till direkt, så att du inte upptäcker det först när någon står med sin tallrik och letar.
Kan jag lägga till fler bord?
Ja. Skriv nästa bordsnummer i fliken Bord, så kommer det med i listan i kolumnen Bord. Det finns plats för 30 bord. Bordskarta visar däremot bara bord 1–10 och plats 1–12, eftersom den har fasta rutor.
Måste jag fylla i Dam/Herre?
Nej, kolumnen är valfri. Den behövs bara om du vill hålla varannan dam, och då räknar fliken Bord hur många damer och herrar som sitter vid varje bord.
Varför finns det dolda kolumner?
Nyckel bygger ihop bord och plats till till exempel 2-4, så att bordskartan kan slå upp vem som sitter var. ID används senare av verktyget för att känna igen en gäst när filen läses in igen. Du behöver aldrig skriva i dem.
Hur gör jag en lista "Var sitter jag?" till entrén?
Markera gästlistan och sortera på Efternamn med Excels sorteringsknapp, under Data. Skriv sedan ut kolumnerna Förnamn, Efternamn och Bord. En färdig flik för det kommer i en senare version av mallen.
Vill du hellre skriva för hand? Det finns en Wordvariant på sidan bordsplacering mall.